Projectmanagement is topsport

Deze maand ben ik een jaar werkzaam bij Next Learning Valley. En dat heeft veel inspiratie opgeleverd. Daarom deel ik in deze blog enkele tips en tricks voor projectmanagement door een vergelijking te maken met de sportwereld. Er zijn namelijk veel overeenkomsten.

Kijken naar high-performers in topsport kan ons inspireren bij het implementeren van een nieuwe leer visie en bijbehorende leer-technologie. Eén van de dingen waar we in zowel topsport als projectmanagement naar op zoek zijn, is prestatie. Ik zeg “één van” omdat ik van mening ben dat dit niet ten koste mag gaan van de balans van mensen en geestelijke gezondheid, waarvan ik niet zeker ben of dat bij nationale sportteams goed is geregeld.  

Een goede voorbereiding is geen garantie voor succes.

Een van de cruciale onderdelen van elke sport zijn de spelregels. Dit geldt ook voor projectteams: de regels moeten goed bekend en gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken zijn. Dat zal het team helpen succesvol te zijn. De ‘spelregels’ omvatten de processen, methodologieën en werkafspraken die de projectteams ondersteunen. Houd het simpel: de “regels” moeten gaan over het bieden van begeleiding en ondersteuning om het voor het team zo efficiënt mogelijk te maken. 

Flexibiliteit is erg belangrijk. Vooral bij software implementatie projecten. Je moet in staat zijn om je aan te passen aan de situatie wanneer dat nodig is. Denk daarbij aan de manier van communiceren of de wijze waarop vergaderd. Door het leiderschap per situatie af te stemmen beïnvloed je gedrag van teamleden om zo het beste resultaat te behalen. 

Focus op het totale team

Het succes hangt af van de prestaties van het gehele team. Voetballers van het elftal verwijzen altijd naar de team effort als ze een overwinning behalen. Een voetballer die in zijn eentje naar voren spurt om een doelpunt te maken loopt vaak vast, terwijl je als team veel sterker staat en makkelijker resultaat boekt. Maar daarvoor moet je wel een goed functionerend team hebben.  

Daarom is het definiëren van de verantwoordelijkheden voor elke rol een goed startpunt voor het creëren van het team. In een teamsport heb je bijvoorbeeld een coach, lijnrechters en scheidsrechters; wel handig als de spelers weten wie waar verantwoordelijk voor is.  

Om dit te verduidelijken, zetten we de verantwoordelijkheden uit in een RASCI-tabel. Probeer vervolgens in het begin van het project een informele bijeenkomst op te zetten voor het versterken van de relaties onderling. Het is van cruciaal belang om dit vroegtijdig te doen. Want, het is slechts een kwestie van tijd voordat het team de handen ineen moet slaan om onvermijdelijke tegenslagen te doorstaan. 

Projectmanagement is mensenwerk

Bij elke topsport is een groep mensen betrokken die het team helpt bij de voorbereiding en het uitvoeren van wedstrijden. Ze zijn allemaal nodig zodat de spelers het beste resultaat boeken. 

De vaardigheden van een coach zijn uitgebreid, net zoals die van een projectmanager. De meeste projectmanagers hebben expertise in een aantal vaardigheden, maar niet in alles. Identificeer daarom experts in de organisatie. Je kunt dit vergelijken met Louis van Gaal die twee assistent-coaches heeft. 

Het is de taak van de sportofficials om werk te identificeren, te prioriteren en strategische beslissingen te nemen. Zij stellen het budget en andere resources beschikbaar. Het is daarom belangrijk om hen op de hoogte te houden. Daarnaast kunnen deze “officials” ook ingezet worden voor het ondersteunen in marketing en communicatie.   

De minst geliefde figuur in de sport is de scheidsrechter, maar misschien ook de belangrijkste. De scheidsrechter in de wereld van projectmanagement zorgt dat het team correct wordt opgezet en voor het creëren van een klimaat van succes. De houding en governance structuur zijn daarbij essentieel. Scheidsrechters in projecten moeten overleggen en adviseren, in plaats van alleen overtredingen constateren.  

Uiteindelijk zijn het de spelers waar het om draait. Zij moeten het resultaat leveren. Maak daarom gebruik van de kennis en ervaring binnen het team. Bij voetbal zie je aanvallers, middenvelders, verdedigers en een keeper. Door goed gebruik te maken van de verschillende vaardigheden kan een succesvol team samengesteld worden. Na het spelen van een wedstrijd hebben de spelers rust nodig om zich klaar te maken voor de volgende aftrap. Dit geld ook voor projectteams. Zij blijven in topvorm als er een goede verhouding is tussen werkdruk en ontspanning.  

als laatste…

Evalueer en reflecteer. De stem van de klant is van cruciaal belang bij procesverbetering. Een eenvoudige, periodieke survey is een waardevol hulpmiddel en helpt de effectiviteit van een project te meten. Zorg ervoor dat achteraf een samenvatting wordt gedeeld en houd een actieplan bij met verbeterpunten. Door de survey-vragen vergelijkbaar te houden, kan de effectiviteit van eventuele wijzigingen gemeten worden. Je kunt niet verbeteren wat je niet meet! 

Maar, vier ook successen. Het vieren van successen wordt vaak vergeten maar is heel belangrijk. Mensen die de tijd nemen om na te denken over hun successen en ze te vieren, zijn over het algemeen optimistischer, zorgen beter voor zichzelf en zijn minder gestrest. 

En laten we eerlijk zijn: projectmanagement kan soms saai lijken maar het is altijd geweldig om met een gemotiveerd team van experts te werken. Als je eenmaal aan een project begint, is er nooit een saai moment. 

Ben je nieuwsgierig geworden naar meer? 

Lees dan deze blog, waarin ik specifiek vertel over het succesvol implementeren van een LXP.